コールセンターでも活用されるクラウド運用型電話システム
コールセンター業務でも活用されるインターネット環境での電話ツールシステム
従来の電話機を使った応答ではなく、パソコンでのソフトフォンと呼ばれる電話機能を活用した通話システムがあります。
パソコン内で呼出音が鳴り、通話開始のボタンなどでパソコンのマイクとスピーカーを使って通話できます。一般的にはパソコンにヘッフォンとマイクがセットになったヘッドセットと呼ばれる機材を接続して通話します。
このシステムは相手方にも同じシステムは不要で、相手は一般のスマートフォンなど通常の電話機から電話をかけられます。そのため電話をかける側で、パソコンを用意したり、システムの設定をしたりする必要が無いので、いつもどおり電話をかけるだけです。
このネットワーク電話システムでは、その他にも付加機能としてとても便利な機能があります。
・録音機能
必要であれば通話内容を録音することができます。
・自動応答機能
電話がかかる前に、各種の案内を通知したり、いろいろな選択肢をプッシュ番号で選ばせたりできます。
・電話振り分け機能
例えば自動応答時に選択された用件に応じて、適切な担当者へ電話を振り分けたり、待機時間の長い担当者から順番に電話をつなげたりすることができます。
・レポート機能
どの担当者が何回電話をうけたか、いつ受けたか、通話時間の確認や平均通話時間など電話に関する各種レポートの出力が可能です。かかってきた電話のうち応答できなかった電話の数やつながるまでの平均時間などさまざまな詳細なレポートで、電話に関する状況を管理者などが詳細に把握することができます。
基本的には、コールセンターで実装されているさまざまな機能がそのままクラウドサービスで実現できますので、実施したいご要望に対して柔軟に対応できます。
またリモートワークなどにも最適で、自宅等にいる各担当にも順番に電話が振り分けられますし、きちんと電話に出られているかなどの確認もできます。担当者側も離席中などの設定もできますが、この離席中の総時間などもレポートして把握できますので、自宅等での電話受付業務も合理的にすすめることができます。
電話のシステムや機能をアップグレード出来ますので、コールセンターだけでなく一般の企業でも高機能な電話の仕組みを導入して業務の効率化や合理化を図ることができます。
